Virtual Office als Geschäftsadresse erlaubt?

Virtual Office als Geschäftsadresse erlaubt

Ist mein Unternehmen gleich eine unseriöse „Briefkastenfirma“, wenn ich ein Virtual Office als Geschäftsadresse nutze? Und ist das überhaupt legal? Das wollen wir in dem folgenden Beitrag klären.

Zuerst die Frage: Was ist überhaupt ein Virtual Office?

Ein Virtual Office ist ins deutsche übersetzt ein „virtuelles Büro“. Es bietet dem Nutzer also die Vorteile eines tatsächlichen Büros, ohne dass der Kunde jedoch gleich ein teures Büro anmieten muss. Auch muss der Kunde im virtuellen Büro nicht anwesend sein, da der Virtual-Office-Anbieter dem Kunden diese Aufgaben in seinem Auftrag abnimmt. Der Virtual-Office-Nutzer kann folglich felxibel und ortsunabhängig arbeiten. Für Kunden und Behörden besteht jedoch immer eine feste und zuverlässige Postanschrift. Das Virtual Office ist somit eine perfekte Lösung, nicht nur für Geschäftsmodelle des digitalen Zeitalters.

Auch von Seiten der Behörden, z.B. Ordnungsamt, Gewerbeamt oder Finanzamt gibt es grundsätzlich keine Hindernisse, ein Virtual Office als Geschäftsadresse zu nutzen. Es ist lediglich zu beachten, dass immer das Finanzamt, an dem die Geschäfte tatsächlich geführt werden, für das Unternehmen zuständig ist. Mietet der Nutzer also für seine Firma ein Virtual Office in Trier, arbeitet jedoch tatsächlich aus seinem Home-Office in Berlin. So ist das Finanzamt in Berlin für sein Unternehmen zuständig. Dem steht jedoch nicht im Wege, dass die virtuelle Geschäftsadresse in Trier als Anschrift für die Firma genutzt wird.

Für Gewerbeanmeldung, Handelsregister-Eintragung sowie für den gesamten Außenauftritt (Visitenkarten, Impressum, Rechnungen, etc.) kann bedenkenlos eine virtuelle Geschäftsadresse genutzt werden. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den Sie nach der Gewerbeanmeldung erhalten, ist daher als inländische Geschäftsanschrift die Adresse des Virtual Office anzugeben (die auch im Außenauftritt der Firma genutzt werden soll), als Ort der Geschäftsleitung jedoch die Wohnanschrift des Inhabers bzw. Unternehmers. Falsche Angaben sind hierbei unbedingt zu unterlassen! Das Finanzamt könnte – auch nach Erteilung der Steuernummer – jederzeit unangekündigt eine Prüfung der tatsächlich Umstände vornehmen. Werden die vorangegangenen Hinweise beachtet, ist es jedoch erlaubt und vollkommen legal, ein Virtual Office als inländische Geschäftsanschrift zu nutzen.

Was sind die rechtlichen Anforderungen an eine deutsche Geschäftsadresse?

Wollen wir nun noch auf die juristischen Feinheiten zu sprechen kommen. So gibt es in den verschiedenen Gesetzen, wie der GewO, TMG und HGB verschiedene Formulierungen bzgl. einer deutschen Geschäftsadresse. So ist in § 5 TMG (Telemediengesetz) von „Name und Anschrift, unter der Sie niedergelassen sind“ die Rede. Weiterhin müssen diese „Angaben […] eine schnelle […] Kontaktaufnahme und unmittelbare Kommunikation mit Ihnen ermöglichen“. Daraus ergibt sich, dass im Impressum eine ladungsfähige Anschrift anzugeben ist. Ein Postfach reicht folglich nicht aus. Ein Virtual Office hingegen schon – denn hierbei handelt es sich um eine ladungsfähige Anschrift.

Im Handelsregister muss gem. § 29 HGB und § 106 HGB ebenfalls eine ladungsfähige Anschrift als inländische Geschäftsanschrift angegeben werden. Es soll damit sichergestellt werden, dass Amtspost wie Klagen oder Vorladungen zugestellt werden können. Das ist auch wichtig! Denn kann Amtspost nicht zugestellt werden, erfolgt gem. § 15a HGB die Öffentliche Zustellung, die automatisch zum Eintritt des Zugangs führt, auch wenn der Empfänger tatsächlich gar keine Kenntnis genommen hat. Das kann beispielsweise zu ungünstigen Säumnisurteilen führen. Auch hier empfiehlt sich daher, die Nutzung eines Virtual Office, da hier immer ein Mitarbeiter vor Ort ist, der Ihre Amtspost zuverlässig entgegen nimmt und Sie in Kenntnis setzt.

Auch nach Meinung diverser Juristen muss ein „tatsächliches Büro nicht vorhanden sein, es reicht ein virtuelles Büro, solange dort jemand ist, der von Ihnen eine Zustellbevollmächtigung hat.“ Es ist nach Aussage des zitierten Rechtsanwaltes weiterhin wichtig, dass der Nutzer der Geschäftsadresse umgehend über eingegangene Post informiert wird und die Möglichkeit hat, diese abzuholen. All das ist bei VOCT.de selbstverständlich gegeben. Ob der Virtual-Office-Nutzer dann tatsächlich vor Ort ist spielt keine Rolle, solange jemand vor Ort ist, der mittels Zustellvollmacht den Zugang der Post quittieren kann.

Als Fazit lässt sich festhalten, dass ein Virtual Office vollkommen legal als inländische Geschäftsanschrift und für den Außenauftritt des Unternehmens genutzt werden kann. Natürlich müssen wir abschließend anmerken, dass wir keine Rechtsberatung leisten können. Wenden Sie sich bei Fragen oder Unklarheiten bitte an einen Rechtsanwalt Ihres Vertrauens.

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