Virtuelles Büro: Die Adresse für Ihr Unternehmen


Was ist ein virtuelles Büro?

Ein virtuelles Büro ist eine Adresse, die zwar zu einem Unternehmen oder einer Firma gehört, aber nicht wie gewöhnlich genutzt wird. Vielmehr helfen die Angestellten des jeweiligen Anbieters bei der Bürokommunikation. Somit ist die Adresse mehr als lediglich eine repräsentative Adresse mit Firmenschild. Hier können die Unternehmen zum Beispiel ihre Post verwalten. Speziell hierfür angestelltes Personal nimmt Briefe, Pakete und Kuriersendungen an. Wenn gewünscht, informiert es den Chef oder den Geschäftsführer des Unternehmens, wenn eine wichtige Sendung angekommen ist. Wenn gewünscht, kann auch eine Telefonnummer für das virtuelle Büro eingerichtet werden. Auch hierfür stellen die verschiedenen Anbieter passende Mitarbeiter zur Verfügung. Sie nehmen Anrufe entgegen und dokumentieren sie, während der Geschäftsführer unterwegs ist. Diesen zusätzlichen Dienst nennt man „Telefonservice“ oder Sekretariatsservice.

Welche Räume sollte ein virtuelles Büro haben?

Zu einem virtuellen Büro sollten auch sogenannte Business-Lounges oder alternativ Besprechungszimmer und Konferenzräume gehören, die bei Bedarf verwendet werden können. Da die Räume ansonsten aber nicht in Gebrauch sind, bleiben sie aufgeräumt und stehen immer zur Verfügung. Das Büro sollte idealerweise verkehrsgünstig gelegen sein, damit es von den Gästen gut erreicht werden kann. Auch Parkplätze sollten Kunden und Gästen ausreichend zur Verfügung stehen. Wenn der Chef oder Geschäftsführer sich einmal zu einem Termin verspätet, werden die Geschäftspartner von dem Besucherempfangs-Personal hineingelassen.

Welche Vor- und Nachteile hat ein virtuelles Büro?

Vorteile eines virtuellen Büros:

  • repräsentative Geschäftsadresse
  • seriöser Unternehmensauftritt
  • dauerhafte Erreichbarkeit für Kunden
  • Telefon- und Postservice
  • Nutzung von Besprechungsräumen
  • Sekretariatsservice
  • geringere Kosten als bei der Anmietung eines echten Büros
  • geringes finanzielles Risiko
  • keine Einrichtung notwendig, damit sofort nutzbar
  • Schutz der Privatsphäre

Nachteile eines virtuellen Büros:

  • keine Kommunikation unter den Mitarbeitern
  • zeitaufwendige Firmenkultur muss erarbeitet werden
  • Suche nach einem passenden Anbieter kann zeitaufwendig sein
  • zusätzliche Kosten und Nebenkosten
  • viele potenzielle Mieter befürchten, mit einer sogenannten Briefkastenfirma verglichen zu werden

Rechtliche Hinweise zum virtuellen Büro

In vielen verschiedenen Gesetzesauszügen wird über virtuelle Büros gesprochen. Unter anderem ist dort geregelt, dass eine schnelle und vor allem zuverlässige Kommunikation gewährleistet sein muss. Das bedeutet, dass die Post entgegengenommen wird. Somit reicht ein sogenanntes externes Postfach, wie es zum Beispiel bei der Deutschen Post gemietet werden kann, für diese Zwecke nicht aus. In der Hinsicht ist eine Geschäftsadresse unbedenklich. Wichtig ist nur, dass das Unternehmen jederzeit postalisch erreichbar ist. Da in dem virtuellen Büro Personal arbeitet, das Briefe, Pakete und Kuriersendungen annimmt, wird dieser Punkt erfüllt.

Fazit

Ein virtuelles Büro kann sehr praktisch sein. Der jeweilige Anbieter stellt den Unternehmen Mitarbeiter zur Verfügung, die die Post entgegennehmen und auf Wunsch auch Anrufe beantworten und dokumentieren. Das virtuelle Büro hat einige Vorteile aber auch einige Nachteile. Daher muss ein Unternehmen für sich entscheiden, ob es sich lohnt, solche Räumlichkeiten anzumieten. Wenn es sich dafür entscheidet, sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass das Empfangspersonal mehrsprachig und freundlich ist.

Gerne bearten wir Sie rund um das Thema „virtuelles Büro“. Kontaktieren Sie uns gerne und wir zeigen Ihnen, ob ein virtuelles Büro das richtige für Ihr Unternehmen ist.

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